Comunicare un evento

L’evento, se inteso come concetto simile ad un prodotto, sicuramente è connotato fortemente dalla comunicazione che va fatta in tre tempistiche diverse.

I tre momenti di comunicazione dell’evento sono:

  • Prima dell’evento
  • Durante l’evento
  • Dopo l’evento.

Prima per informare, durante per aiutare l’evento a funzionare, a stupire, spiegare e mantenere le promesse, dopo per mantenere vivo il ricordo e invogliare chi non ha potuto partecipare, a partecipare alla prossima edizione.

PRIMA DELL’EVENTO

Prima che l’evento abbia luogo è importante che la gente sia informata dell’evento stesso.

Con informata intendo due cose: se è un evento al quale la gente deve partecipare fisicamente sarà importante che sia invitata a parteciparvi, se si tratta di un evento mediatico, sarà importante che sia invitata a seguirlo per via telematica.

Si può decretare il successo di un prodotto in base a quante persone lo acquistano e in base a quante ne restano soddisfatte: in maniera analoga si può decretare il successo dell’evento in base alle partecipazioni della gente.

Possono essere tante oppure poche, questo dipende dagli occbiettivi, ma non è pur vero che per un prodotto di nicchia non è importante che siano le masse ad acquistarlo?

Questa è forse delle tre quella più pubblicitaria, promozionale, dove l’imbuto è abbastanza ampio, la creatività nel messaggio sarà importante per spiegare quali sono le 5 W dell’evento e essere mirata al target di riferimento.

Nella comunicazione prima dell’evento si può fare:

Comunicazione su carta stampata: va bene per eventi che hanno una localizzazione ben radicata sul territorio, quindi l’affissione è fattibile all’interno di un’area geografica che permette la divulgazione di manifesti e volantini.
Avrebbe meno senso per un evento su scala nazionale, la distribuzione di volantini per un evento che esce da una provincia sarebbe, in termini di efficacia e di costo, troppo svantaggioso.

ADV su riviste: pianificare alcune uscire pubblicitarie dell’evento su testate più o meno grandi, a seconda dell’area di interesse.

Stampa: di solito un evento ha sempre carattere culturale e legame con il territorio, quindi i giornali hanno sempre più interesse a parlarne

Affisioni di grande formato, vele pubblicitarie sono molto utili quando l’evento ha carattere cittadino, ma se si tratta di un evento come un concerto importante le affissioni vanno bene anche in città di grande densità collocate vicino a quella in cui si svolge l’evento.

Web: un sito internet deve raccogliere ogni tipo di informazione possibile legata all’evento, spiegando per filo e per segno le 5 W legate all’evento stesso.
Nel sito si possono anche vendere biglietti, adesioni, dare informazioni sui posti ancora disponibili e tutta una serie di metriche digitali necessarie per informare i possibili fruitori, dando anche anteprima di ciò che si potrà vedere fisicamente.

Social Media: dalla targettizzazione importantissima e mirata.

Web marketing: newsletter se abbiamo già dei contatti ed eventuale strategia Google Adwords. Attenzione a non fare la spam con la newsletter con contatti acquistati!

Radio: un eventuale spot radiofonico, mai sottovalutare la potenza che ha ancora l’FM. In radio locali si può scegliere la banda di frequenza targettizzando l’ascolto per area geografica (per province generalmente).

TV: se l’evento è di risonanza nazionale uno spot in TV, scegliendo la fascia oraria e i canali opportuni, può essere un’ottima scelta.

 

DURANTE L’EVENTO

Mentre l’evento si sta svolgendo la comunicazione ha due scopi principali:

  • Generare lead
  • Creare esperienza

Nel frattempo l’evento in sé deve soddisfare i bisogni e le aspettative dei fruitori.

Generare lead vuol dire che la comunicazione potrebbe mirare a raccogliere contatti, creare interazioni, generare futuri fruitori ad altri eventi, raccogliere consensi che possono voler essere contatti ai social media o iscrizioni alle newsletter.

I fotografi dell’evento scattando le loro foto e poi facendole pubblicare online permettono di far vivere l’esperienza anche dopo l’evento, maturandone il ricordo.

Il ringraziamento dopo l’evento è sempre importante, e magari un aftermovie.
I tempi di lavorazione devono essere più corti possibile, non importa tanto che i contenuti siano iper pettinati come i trailer dell’evento in partenza, anche se la qualità non deve mancare, perché il target della comunicazione dopo l’evento sono senza dubbio i partecipanti, ma anche chi era indeciso e non è venuto, in modo che la volta dopo si fidi a investire il suo tempo e soldi per essere presente al prossimo evento analogo.

In eventi dove si possono spendere budget più alti, si può pensare ad una foto ricordo da spedire o da consegnare in loco terminato l’evento.

 

DOPO L’EVENTO

Dopo l’evento la comunicazione ha lo scopo di:

  • mantenere vivo il ricordo
  • ringraziare chi è stato presente
  • invogliare chi non ha potuto/voluto parteciparvici

Con dei video post evento, una rassegna fotografica che estrapolino dei momenti importanti dovremmo creare una sorta di portafoglio emozionale di situazioni che invogli a venire chi non c’era, e renda ancora più partecipe chi invece era presente.

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